Порядок оформления и рассмотрения письменных обращений регламентирован Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
В своем письменном обращении гражданин в обязательном порядке должен указать наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо его должность, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес или электронный адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложить суть предложения, заявления или жалобы, поставить личную подпись и дату.
В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Обращения, содержащие аудиозаписи и (или) видеозаписи, ссылку (гиперссылку) на контент Интернет-сайтов, являющихся хранилищем файлов аудиозаписей и видеозаписей, иных информационных файлов, рассматриваются только при наличии изложения сути заявления, жалобы в письменном виде или в форме электронного документа.
При необходимости в подтверждение своих доводов гражданин может приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
Без разрешения может быть оставлено обращение, если по содержанию оно лишено смысла или в материалах проверки имеется решение суда о признании заявителя недееспособным в связи с наличием у него психического заболевания.
Обращение может быть подано по почте, телеграфу, факсимильной связи, информационным системам общего пользования (электронная почта), через ящик для заявлений и обращений, а также путем подачи на личном приеме.
Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в органы прокуратуры. Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения, в 7-дневный срок возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие данные, а при необходимости с разъяснением, куда им для этого следует обратиться.
Разрешаются обращения в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае необходимости проведения дополнительной проверки, запроса материалов, срок проверки может быть продлен, но не более чем на 30 дней. В таких случаях автору обращения направляется соответствующее уведомление с указанием причин задержки и характере принимаемых мер.
Стоит отметить, что в случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на него не дается и оно не подлежит направлению в иные государственные органы, об этом в 7-дневный срок сообщается автору обращения, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.
Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица или членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу с уведомлением заявителя о недопустимости злоупотребления предоставленным ему законом правом обращения с жалобой.
Прокуратура района обращает особое внимание на то, что несогласие с ответом не свидетельствует о нарушении прав гражданина и не может являться основанием для привлечения должностного лица к ответственности.
Основная рекомендация для граждан в случае нарушения их прав: обращаться следует непосредственно в тот орган или к тому должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов. Данное требование к гражданину закреплено в ст. 8 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ.