Офисные подразделения, так же как и производственные, являются источниками большого количества потерь. Следует заметить, что потери в офисе могут нанести намного больший урон предприятию, чем потери в производстве. Например, ошибка в чертеже приведет к появлению брака в производстве, или претензии от потребителя или, например, неправильно занесенная в базу данных информация может привести к большим проблемам в дальнейших бухгалтерских отчетах. Таких примеров можно приводить очень много, ясно одно — бороться с потерями в офисах — это одна из важнейших задач!

Один из простейших инструментов Производственной Системы Велмаш (ПСВ), который позволяет избежать потерь в офисе — это 5С. Несмотря на свою простоту, 5С требует высокого уровня самодисциплины и системности в своих действиях. Поддержание в чистоте и порядке своего рабочего места требует ясного понимания нужных и ненужных действий с точки зрения клиента, как внутреннего так и внешнего.

Знакомство с 5С на ВЕЛМАШе началось еще с 2013 года, когда начали использовать 5С в производстве. На сегодняшний день этот инструмент внедрен (в производстве) и активно используется, существует система аудитов по 5С. В марте 2018 года приступили к 5С в офисе. Первым подразделением для внедрения был выбран технологический отдел.

Первый шаг — сортировка

Сортировка предметов подразумевает определение нужных и ненужных предметов и удаление ненужных предметов из рабочей зоны. На данном шаге мы столкнулись с тем, что, по мнению работников, в отделе просто быть не может ненужных документов. Однако, после детального анализа мы пришли к выводу, что хранение многих документов в бумажном виде уже является нецелесообразным, так как существуют электронные хранилища и к бумажной редакции практически никто не обращается.

На этом шаге очень сложно бывает понять, какой предмет действительно нужен, а какой нет. Есть вероятность выкинуть то, что пригодится в ближайшее время. Чтобы не допустить такого, организуются зоны карантина, куда временно перемещаются неоднозначные предметы и на протяжении определенного времени проводится контроль за ними.


Второй шаг — свои места для всего
Недостаточно один раз всё разложить по местам, этот порядок должен соблюдаться всегда и всеми работниками. Соблюдение порядка предполагает определение и обозначение места для всех нужных предметов на рабочем месте. Ключ к минимизации потерь ценного производительного времени, заключается в принципе «место для всего, и всё на своем месте».

На втором шаге работники определили места хранения документов, канцтоваров, инструмента и т.д. на каждом конкретном рабочем месте и в общих шкафах, полках. Каждое место было обозначено соответствующей биркой.

Третий шаг — содержание в чистоте

Содержание в чистоте предусматривает периодическую уборку рабочих мест, придание оборудованию и рабочему месту опрятности, достаточной для проведения контроля. Но главное — создание таких условий, при которых образование грязи, пыли сводились бы к минимуму.

На третьем шаге был разработан стандарт по уборке рабочих мест и зон общего пользования (подоконников, полов, тумбочек и т.д.). Также были составлены графики уборки и определены ответственные. В стандарте по уборке были обозначены мероприятия, закрепленные как за работниками технологического отдела, так и за уборщицами. Таким образом, стандарт вмещает все мероприятия, необходимые для обеспечения чистоты в отделе.

Четвертый шаг — стандартизация

Целью стандартизации является закрепление всей ранее проведенной работы по 3 шагам 5С: сортировке, своим местам для всего и уборке.
На данном шаге были созданы стандарты рабочих мест, в которых закреплены требования к наиболее рациональному размещению предметов на рабочем месте.

Пятый шаг — самодисциплина / совершенствование

На заключительном этапе должна быть установлена ответственность за выполнение стандартов. Создание и поддержание чистоты и порядка на рабочем месте должно стать привычкой. Никогда нельзя сказать о выполнении данного шага на 100%, так как улучшение — это процесс непрерывный.

В настоящее время технологический отдел включен в график аудитов по 5С и проверяется на соблюдение требований 5С согласно разработанному чек-листу. По результатам аудитов руководство отдела проводит корректирующие и предупреждающие мероприятия.

В заключение хочется сказать, что 5С — это простой и не затратный инструмент управления, который вносит внушительный вклад в повышение производительности работников, качества и безопасности. Использование 5С не ограничивается только производством и может использоваться в любых других сферах — в офисах, складах и т.д.