Чтобы понять, как повысить свою продуктивность, сначала нужно узнать, на что именно вы тратите время. Для этого отслеживайте, что вы делаете в течение дня. Тогда вечером вы увидите, что можно было бы не делать, а на что стоило выделить больше времени.

Конечно, если ваш рабочий день в основном состоит из различных встреч (если вы, например, врач или юрист), такой подход не особенно вам подойдёт. Однако его можно применять и в нерабочее время, если вы замечаете, что ваши вечера и выходные незаметно пролетают за просмотром сериалов и социальных сетей.

Относитесь ко времени как к еде

Правильное распределение времени даётся нам с таким трудом, потому что само время — понятие очень расплывчатое. Его нельзя увидеть или потрогать, даже учёные всё ещё спорят о его природе.

Так что попробуйте думать о времени как о чём-то более конкретном, например как о еде. Склонность отвлекаться сродни тяге к вредной пище. Бесполезная трата времени — это лишний вес. А решение проблемы (отслеживание времени) — это ведение дневника питания.

В чём вообще польза дневников питания? Во-первых, для людей с избыточным весом просто осознание того, что они едят, иногда может оказаться шоком. Всякие перекусы и десерты вроде бы и не считаются, пока не увидишь их подсчитанными на бумаге. Понимание того, что ты ешь, здоровое чувство стыда и ответственность, которая возникает при ведении дневника, — всё вместе приводит к тому, что вес теряется быстрее.

Те же самые доводы действуют и при записи потраченного времени. Так что если вы хотите накачать свои «мышцы продуктивности», начните отслеживать, как вы проводите время.

Плюсы отслеживания времени

Для отслеживания своего времени вам придётся дотошно записывать часы и минуты, потраченные за день, в течение нескольких недель или даже месяцев. Как бы парадоксально это ни звучало, сам этот процесс тоже отнимает время.

Для начала давайте рассмотрим, в чём плюсы отслеживания времени, а потом перейдём к советам, которые помогут взяться за дело.

1. Это основа для других методик продуктивности

Мы ведь не начинаем силовые тренировки, не определив начальный вес, который можем поднять. Таким же образом следует действовать и при попытках завести новые привычки и повысить продуктивность. Если мы не знаем точно, как и на что мы тратим своё время, мы просто не сможем правильно рассчитать время на разные дела и постоянно будем недовольны собой.

Если вы, к примеру, не замечаете, что целый час в день проводите в соцсетях, как же вы избавитесь от этой привычки? Вы просто подумаете, что для большей продуктивности вам нужно по-другому составлять списки дел. Хотя вам просто нужно заблокировать Facebook или «ВКонтакте».

Отслеживание потраченного времени поможет вам понять, какие стратегии продуктивности вам действительно нужны.

2. Вы увидите, что переоценивали свои временные затраты

Сейчас все жалуются на постоянную занятость и нехватку времени. Но что, если это ощущение — проблема восприятия, а не действительное положение вещей? Вполне возможно, что оно возникает оттого, что вы неправильно оцениваете, сколько времени у вас уходит на выполнение разных дел.

Когда мы смотрим на свой распорядок, то преувеличиваем количество времени, которое придётся потратить на те или иные задачи. И это отбивает у нас желание браться за дела или заводить новые хобби. А иногда мы даже тратим на какое-то действие больше времени, чем необходимо.

Конечно, не все дела только кажутся трудоёмкими. Некоторые действительно отнимают много времени. Но, отслеживая свои затраты времени в течение нескольких недель, вы заметите, что какие-то дела выполняются быстрее, чем вам казалось. Так у вас может появиться время на то, что вы раньше не успевали сделать.

3. …или недооценивали

Не менее часто мы недооцениваем свои реальные затраты времени.

Склонность преувеличивать время, потраченное, например, на разные домашние обязанности, возникает оттого, что такие дела мы считаем более обременительными.

Время, потраченное на дела, которые не требуют напряжения, обычно пролетает незаметно. Именно такие действия и нужно исключить из своего распорядка дня.

4. Это развивает чувство ответственности

Когда вы без дела посидели часок в интернете, а потом вернулись к работе, вполне возможно, что никто кроме вас этого не заметил. Получается, этот час просто канул в Лету. Да, какое-то время вы чувствуете себя виноватым, но потом просто забываете об этом и тратите попусту ещё час или два на следующий день.

Но когда мы отслеживаем своё время, нам придётся записать и этот час, потраченный зря. Тут реакция окажется совершенно другой. Запись «С 12:00 до 13:00 сидел в интернете» вызовет гораздо большее чувство вины, чем просто мысль: «Ой, вот и ещё час прошёл». Вам придётся признать, что вы попусту потратили целый час.

Естественно, глядя вечером на свои записи, хочется увидеть, что день прошёл не зря. Если сегодня вы потратили время впустую и записали это, завтра будет легче не отвлекаться.

5. Это помогает делать больше

Иногда, анализируя свои действия в течение какого-то времени, вы обнаруживаете, что вам особо-то и нечем заняться. Вы тратите время на пустяки, потому что это не наносит особого ущерба вашей работе.

Если вы справляетесь со своей работой и у вас ещё остаётся время, но при этом вы всё-таки чувствуете, что день проходит непродуктивно, можно взять на себя больше дел. Если вы работаете на себя и можете сами распоряжаться своим графиком, ищите новых клиентов или поставщиков или развивайте свой сайт. Если вы работаете в большой компании, спросите у руководства, нет ли каких-то новых проектов, которыми вы можете заняться. Вряд ли вам откажут.

6. Это учит не распыляться на несколько дел сразу

Всем известно, что многозадачность — только помеха продуктивности. Да и сама идея о многозадачности — всего лишь миф. На самом деле мы не делаем несколько дел одновременно, а очень быстро снова и снова переключаемся с одного дела на другое. Наш мозг не создан для многозадачности, поэтому мы неизбежно что-то упускаем или делаем не очень хорошо.

Когда мы отслеживаем время, мы учитываем каждую задачу. И на каждую задачу мы выделяем определённый отрезок времени, хотя бы для того, чтобы легче было вести записи. Мы даже как-то гордимся, когда отмечаем, что час или два было потрачено на одно важное дело.

Со временем у вас разовьётся способность фокусироваться на чём-то одном и вам уже не захочется совмещать несколько дел и отвлекаться от важной работы. Скорее всего, у вас получится выделять полчаса или час в день на разные мелкие дела и делать их все за один присест.

Как точно и эффективно отслеживать своё время

Вот три ключевых правила, которые сделают отслеживание времени наиболее эффективным:

• Честность. Никто кроме вас эти записи не увидит, так что не приукрашивайте. Если вы не честны с самим с собой, зачем вообще браться за это дело?

• Постоянство. Чтобы получить полное представление о том, на что вы тратите время, вам понадобится по меньшей мере две недели. Ведите записи, только когда вы живёте в своём обычном ритме (не перед отпуском или праздниками).

• Дотошность. Думайте не в часах, а в минутах. Например, в первые дни записывайте все свои действия с утра до вечера с точностью до каждой минуты. Потом можете перейти на 5-, а позднее на 15-минутные интервалы.

Есть два способа отслеживать время:

• Временными промежутками. Например, с 9:00 до 9:15. Поставьте таймер через каждые 15 минут (по крайней мере сначала, потом можете увеличить временной промежуток) и записывайте, что вы делали.

• Задачами. Занимайтесь своими делами и делайте запись каждый раз, когда начинаете что-то другое.

Попробуйте оба способа и решите, какой вам больше подходит. Сначала записывайте всё с точностью до минуты. Это поможет понять, сколько времени в действительности уходит на каждое дело и как вообще построен ваш день. Потом можете отслеживать время определёнными промежутками. Так удобнее планировать дела и замечать, когда вы чаще всего отвлекаетесь.

Кроме того, можно добавлять в свои записи короткие пометки. Например, рядом с записью «Чтение» укажите, какую именно книгу или журнал вы читали. Рядом с пунктом «В дороге» можно отметить погоду или то, что вы слушали (подкаст, аудиокнигу, музыку), а около записи «Играл с ребёнком» упомяните конкретную игру. Так простое отслеживание времени становится практически дневником. Делать это совсем не обязательно, но, может быть, вам понравится.

Через две недели отслеживание времени войдёт в привычку. Теперь можно не записывать все свои действия так тщательно. Просто обращайте внимание на время (по крайней мере в течение рабочего дня) и замечайте, удаётся ли вам использовать его по максимуму. Если чувствуете, что часто отвлекаетесь, снова вернитесь к записям.

Даже если после этого двухнедельного эксперимента вы больше совсем не будете отслеживать время, старайтесь устраивать себе проверку примерно раз в год, чтобы оценить, как меняются ваши привычки.

Цифровые средства

Сейчас есть множество цифровых помощников, которые автоматически следят за тем, как вы проводите время. И хотя они могут оказаться полезными (особенно если вы не делали записей несколько часов и забыли, что именно делали в ту или иную минуту), всё же не стоит полностью на них полагаться. Только вы сами знаете, что вы делали на каком-то сайте — работали или бездельничали. Приложение это за вас не определит.

• RescueTime. Эта программа работает в фоновом режиме и отслеживает, сколько времени вы проводите на разных сайтах и в приложениях. Она подходит под разные операционные системы, в том числе под Android. Ещё в программе можно задавать цели и следить за ростом своей продуктивности.

• Toggl. Хотя изначально эта программа предназначалась для фрилансеров, она вполне подойдёт всем. В ней есть удобные графики, которые визуально отобразят ваши успехи.

• ATracker (только для iOS). Просто добавляйте свои обычные дела, нажимайте на них, когда начали выполнение, а когда закончите, нажимайте на следующее. Предыдущее дело автоматически завершится, а приложение само проставит время.

• Evernote. Как и ATracker, это своего рода комбинация цифрового и аналогового способа. Вы используете цифровое устройство, но только для ведения записей. Evernote можно использовать как обычный бумажный блокнот.

Аналоговые средства

• Календарь на 168 часов. В течение недели (это и есть ваши 168 часов) записывайте, что вы делаете, разделяя день на 15-минутные интервалы. Держите календарь под рукой, например на рабочем столе или на кухне. Через пару недель вы поймёте, на что обычно тратите время и как можно скорректировать свой распорядок.

• Обычный блокнот. Не зря это считается классикой. Просто записывайте, когда заканчиваете одно действие и начинаете другое, а если нужно, добавляйте пояснения. Например, если вы читали какую-то статью в интернете для работы, отмечайте это соответствующим образом, а не пишите просто: «Читал статью в интернете».

Выводы

Когда вы вечером просмотрите свои записи и увидите день, проведённый с пользой, вы почувствуете, что действительно заслужили свой отдых и сон. Отслеживание времени поменяет не только то, как вы проводите каждую минуту и каждый час, но и вообще ваше восприятие жизни.

Тратьте время на то, что действительно важно. Отслеживайте потраченное время. Измените свою жизнь.